Přeskočit na obsah
mWork365 Dokumentace

Příručka Manažera

Tato příručka je určena pro manažery, kteří spravují data zákazníků, vytvářejí zakázky a plánují práci technikům.

Role manažera

Section titled “Role manažera”

Jako manažer máte následující povinnosti a oprávnění:

  • ✅ Správa zákazníků a jejich dat
  • ✅ Správa adres a kontaktních osob
  • ✅ Správa servisních objektů
  • ✅ Vytváření a správa zakázek
  • ✅ Plánování práce technikům
  • ✅ Přístup k reportům a statistikám
  • ✅ Export dat
  • ❌ Nemůžete měnit nastavení systému a přidávat uživatele (pouze administrátor)

Správa zákazníků

Section titled “Správa zákazníků”

Vytvoření nového zákazníka

Section titled “Vytvoření nového zákazníka”
  1. Přejděte do sekce Zákazníci
  2. Klikněte na + Nový zákazník
  3. Vyplňte základní údaje:
    • Název (povinné)
    • IČO (volitelné)
    • DIČ (volitelné)
    • Typ zákazníka (firma/osoba)
  4. Doplňte kontaktní informace:
    • E-mail
    • Telefon
    • Web
  5. Přidejte poznámky (volitelné)
  6. Klikněte na Vytvořit zákazníka

Úprava zákazníka

Section titled “Úprava zákazníka”
  1. V seznamu zákazníků klikněte na jméno zákazníka
  2. Upravte potřebné údaje
  3. Klikněte na Uložit změny

Přidání kontaktní osoby

Section titled “Přidání kontaktní osoby”
  1. Otevřete detail zákazníka
  2. Přejděte na záložku Kontaktní osoby
  3. Klikněte na + Přidat kontaktní osobu
  4. Vyplňte:
    • Jméno a příjmení
    • Telefon
    • E-mail
    • Pozice
    • Primární kontakt (zaškrtněte, pokud je to hlavní osoba)
  5. Klikněte na Uložit

Přidání adresy

Section titled “Přidání adresy”
  1. V detailu zákazníka přejděte na Adresy
  2. Klikněte na + Nová adresa
  3. Vyplňte:
    • Název adresy (např. “Provozovna Praha”, “Sklad”)
    • Ulice a číslo popisné
    • Město
    • PSČ
    • Země
  4. Volitelně přidejte:
    • GPS souřadnice
    • Poznámky (např. pokyny pro přístup)
  5. Klikněte na Uložit

Správa servisních objektů

Section titled “Správa servisních objektů”
  1. V detailu zákazníka přejděte na Servisní objekty
  2. Klikněte na + Nový servisní objekt
  3. Vyplňte:
    • Název (např. “Klimatizace - kancelář 2. patro”)
    • Typ objektu (vyberte z číselníku)
    • Výrobní číslo / Sériové číslo
    • Výrobce
    • Model
    • Rok výroby
    • Adresa instalace (vyberte z adres zákazníka)
  4. Přidejte dokumenty:
    • Fotografie objektu
    • Technická dokumentace
    • Certifikáty
  5. Klikněte na Uložit

Deaktivace zákazníka

Section titled “Deaktivace zákazníka”

Místo smazání můžete zákazníka deaktivovat:

  1. Otevřete detail zákazníka
  2. Klikněte na Deaktivovat
  3. Potvrďte akci

Správa zakázek

Section titled “Správa zakázek”

Vytvoření nové zakázky

Section titled “Vytvoření nové zakázky”
  1. Přejděte do sekce Zakázky
  2. Klikněte na + Nová zakázka
  3. Vyplňte základní informace:
    • Zákazník (povinné - začněte psát název a vyberte)
    • Název zakázky (povinné)
    • Typ zakázky (servis, instalace, kontrola, atd.)
    • Priorita (nízká, normální, vysoká, kritická)
  4. Doplňte detaily:
    • Popis problému/požadavku
    • Adresa (vyberte z adres zákazníka)
    • Servisní objekt (volitelné)
    • Kontaktní osoba
  5. Nastavte časování:
    • Termín dokončení
    • Odhadovaná doba trvání
  6. Přidejte přílohy:
    • Fotografie
    • Dokumenty
    • Poznámky
  7. Klikněte na Vytvořit zakázku

Rychlé vytvoření zakázky z kalendáře

Section titled “Rychlé vytvoření zakázky z kalendáře”
  1. V sekci Plánování klikněte na požadovaný čas
  2. Vyberte technika
  3. Vyplňte základní údaje
  4. Zakázka je automaticky naplánována

Stavy zakázky

Section titled “Stavy zakázky”

Zakázka prochází následujícími stavy:

  • 🆕 Nová - zakázka byla vytvořena
  • 📅 Naplánovaná - přiřazena technikovi s termínem
  • 🚀 Probíhá - technik zahájil práci
  • ⏸️ Pozastavená - práce byla dočasně přerušena
  • ✅ Dokončená - práce byla úspěšně dokončena
  • ❌ Zrušená - zakázka byla zrušena

Úprava zakázky

Section titled “Úprava zakázky”
  1. Otevřete detail zakázky
  2. Upravte potřebné údaje
  3. Klikněte na Uložit změny

Zrušení zakázky

Section titled “Zrušení zakázky”
  1. Otevřete detail zakázky
  2. Klikněte na Zrušit zakázku
  3. Zadejte důvod zrušení
  4. Potvrďte akci

Plánování práce

Section titled “Plánování práce”

Zobrazení kalendáře

Section titled “Zobrazení kalendáře”
  1. Přejděte do sekce Plánování
  2. Vyberte zobrazení:
    • Den - detailní pohled na jeden den
    • Týden - přehled celého týdne
    • Měsíc - měsíční přehled
  3. Můžete filtrovat podle:
    • Technika
    • Typu zakázky
    • Stavu

Přiřazení zakázky technikovi

Section titled “Přiřazení zakázky technikovi”

Způsob 1: Z detailu zakázky

  1. Otevřete detail zakázky
  2. Klikněte na Naplánovat
  3. Vyberte:
    • Technika (systém zobrazí dostupnost)
    • Datum
    • Čas začátku
    • Odhadovaná doba trvání
  4. Klikněte na Přiřadit

Způsob 2: Přetažením v kalendáři

  1. V sekci Plánování najděte nenaplánovanou zakázku
  2. Přetáhněte ji na kalendář technika v požadovaný čas
  3. Upravte čas a trvání podle potřeby

Způsob 3: Hromadné přiřazení

  1. V seznamu zakázek vyberte více zakázek zaškrtnutím
  2. Klikněte na Hromadné akce → Naplánovat
  3. Vyberte technika a časový rámec
  4. Systém automaticky rozloží zakázky

Kontrola dostupnosti technika

Section titled “Kontrola dostupnosti technika”

Před přiřazením zakázky zkontrolujte:

  • 📅 Pracovní kalendář - pracovní dny a hodiny
  • 🏖️ Dovolená/nepřítomnost - zobrazuje se v kalendáři
  • 📊 Vytížení - barevné indikátory kapacity
  • 📍 Poloha - vzdálenost od předchozí zakázky

Přeplánování zakázky

Section titled “Přeplánování zakázky”
  1. V kalendáři klikněte na zakázku
  2. Přetáhněte ji na nový čas nebo k jinému technikovi
  3. Potvrďte změnu
  4. Technik obdrží notifikaci

Optimalizace tras

Section titled “Optimalizace tras”

Systém může automaticky optimalizovat trasy techniků:

  1. V sekci Plánování klikněte na technika
  2. Vyberte Optimalizovat trasu
  3. Systém přeuspořádá zakázky pro minimalizaci jízdního času
  4. Zkontrolujte navrhované změny
  5. Klikněte na Použít optimalizaci

Monitoring a sledování

Section titled “Monitoring a sledování”

Dashboard manažera

Section titled “Dashboard manažera”

Dashboard zobrazuje:

  • 📊 Přehled zakázek (podle stavu)
  • 👷 Vytížení techniků
  • ⏱️ Zakázky k termínu (urgentní/opožděné)
  • 📈 Statistiky výkonu
  • 🔔 Notifikace a upozornění

Sledování průběhu zakázek

Section titled “Sledování průběhu zakázek”
  1. Přejděte do Zakázky
  2. Filtrujte podle stavu “Probíhá”
  3. Sledujte:
    • Čas zahájení
    • Průběžné poznámky technika
    • Spotřebovaný čas
    • Fotografie z místa

Notifikace

Section titled “Notifikace”

Automaticky obdržíte notifikace při:

  • ✅ Dokončení zakázky technikem
  • ⚠️ Opožděné zakázce (překročen plánovaný čas)
  • ❗ Problému nahlášeném technikem
  • 🔄 Změně stavu zakázky

Reporting

Section titled “Reporting”

Předdefinované reporty

Section titled “Předdefinované reporty”
  1. Přejděte do sekce Reporty
  2. Vyberte typ reportu:
    • Přehled zakázek - podle období, stavu, zákazníka
    • Výkonnost techniků - dokončené zakázky, odpracované hodiny
    • Spotřeba materiálu - použitý materiál na zakázkách
    • Statistiky zákazníků - počet zakázek, tržby
    • SLA report - dodržení termínů

Vytvoření vlastního reportu

Section titled “Vytvoření vlastního reportu”
  1. V sekci Reporty klikněte na + Nový report
  2. Vyberte:
    • Zdroj dat (zakázky, zákazníci, techniky)
    • Období
    • Filtry (typ, stav, technik, atd.)
  3. Vyberte sloupce k zobrazení
  4. Nastavte seskupení a řazení
  5. Klikněte na Vygenerovat report

Export reportu

Section titled “Export reportu”
  1. Otevřete report
  2. Klikněte na Export
  3. Vyberte formát:
    • Excel (XLSX) - pro další zpracování
    • PDF - pro tisk nebo archivaci
    • CSV - pro import do jiných systémů
  4. Stáhněte soubor

Naplánování automatického reportu

Section titled “Naplánování automatického reportu”
  1. Vytvořte report
  2. Klikněte na Naplánovat odesílání
  3. Nastavte:
    • Frekvenci (denně, týdně, měsíčně)
    • Den a čas odeslání
    • Příjemce e-mailem
  4. Klikněte na Aktivovat plán

Komunikace s techniky

Section titled “Komunikace s techniky”

Zprávy

Section titled “Zprávy”
  1. Otevřete detail zakázky
  2. V sekci Komunikace napište zprávu
  3. Klikněte na Odeslat
  4. Technik obdrží push notifikaci

Sdílení souborů

Section titled “Sdílení souborů”
  1. V detailu zakázky přejděte na Přílohy
  2. Klikněte na + Přidat soubor
  3. Vyberte soubory (fotografie, PDF, atd.)
  4. Soubory jsou okamžitě dostupné technikovi

Historie komunikace

Section titled “Historie komunikace”

Všechna komunikace je zaznamenána v detailu zakázky v chronologickém pořadí.

Tipy pro efektivní práci

Section titled “Tipy pro efektivní práci”

Šablony zakázek

Section titled “Šablony zakázek”

Pro často se opakující zakázky vytvořte šablony:

  1. Vytvořte zakázku s typickými hodnotami
  2. Uložte jako šablonu
  3. Při vytváření nové zakázky vyberte šablonu
  4. Upravte specifické detaily

Hromadné operace

Section titled “Hromadné operace”

Ušetřete čas pomocí hromadných operací:

  • Hromadné přiřazení zakázek
  • Hromadná změna priority
  • Hromadné přidání štítků
  • Hromadný export

Klávesové zkratky

Section titled “Klávesové zkratky”
  • Ctrl + N - Nová zakázka
  • Ctrl + F - Vyhledávání
  • Ctrl + P - Přejít na plánování
  • Ctrl + R - Přejít na reporty

Filtry a vyhledávání

Section titled “Filtry a vyhledávání”

Využívejte pokročilé filtry:

  • Kombinace více filtrů
  • Uložené filtry pro rychlý přístup
  • Fulltextové vyhledávání

Často kladené otázky

Section titled “Často kladené otázky”

Jak přesunu zakázku jinému technikovi?

Section titled “Jak přesunu zakázku jinému technikovi?”

V kalendáři přetáhněte zakázku k jinému technikovi nebo otevřete detail zakázky a změňte přiřazeného technika.

Můžu přiřadit jednu zakázku více technikům?

Section titled “Můžu přiřadit jednu zakázku více technikům?”

Ne přímo, ale můžete vytvořit týmovou zakázku a přiřadit jednotlivé úkoly různým technikům.

Jak vidím historii změn zakázky?

Section titled “Jak vidím historii změn zakázky?”

V detailu zakázky přejděte na záložku Historie, kde jsou zaznamenány všechny změny.

Můžu omezit, které zakázky technik vidí?

Section titled “Můžu omezit, které zakázky technik vidí?”

Ano, v nastavení technika můžete definovat, které typy zakázek a zákazníky může vidět.

Další zdroje

Section titled “Další zdroje”
Nenašli jste co jste hledali a stále potřebujete pomoc?
Kontaktujte podporu prostřednictvím chatu v aplikaci.