Kontaktní osoby
Kontaktní osoby představují konkrétní lidi u zákazníka, se kterými komunikujete při řešení zakázek.
Přehled
Section titled “Přehled”Každá kontaktní osoba může mít:
- 👤 Jméno a příjmení
- 📞 Telefon (více čísel)
- 📧 E-mail (více adres)
- 💼 Pozice ve společnosti
- 📝 Poznámky
- ⭐ Označení primární kontakt
Přidání kontaktní osoby
Section titled “Přidání kontaktní osoby”Základní postup
Section titled “Základní postup”- Otevřete detail zákazníka
- Přejděte na záložku Kontaktní osoby
- Klikněte na + Přidat kontaktní osobu
- Vyplněte formulář
Povinná pole
Section titled “Povinná pole”- Jméno (křestní jméno)
- Příjmení
Doporučená pole
Section titled “Doporučená pole”- Telefon - mobilní číslo
- E-mail - pracovní e-mail
- Pozice - funkce ve společnosti
Volitelná pole
Section titled “Volitelná pole”- Telefon 2 - pevná linka, záložní číslo
- E-mail 2 - osobní nebo záložní e-mail
- Oddělení - např. IT, správa budov, finance
- Poznámky - důležité informace o osobě
- Jazyk komunikace - preferovaný jazyk
Primární kontakt
Section titled “Primární kontakt”Zaškrtněte “Primární kontakt” u hlavní kontaktní osoby zákazníka.
Výhody primárního kontaktu:
- ✅ Automaticky se předvyplní při vytváření zakázky
- ✅ Zvýrazněn v seznamu kontaktů
- ✅ Použit pro automatické notifikace
Úprava kontaktní osoby
Section titled “Úprava kontaktní osoby”- V záložce Kontaktní osoby klikněte na jméno osoby
- Upravte potřebné údaje
- Klikněte na Uložit změny
Smazání kontaktní osoby
Section titled “Smazání kontaktní osoby”- Klikněte na ikonu smazání (koš) u kontaktní osoby
- Potvrďte akci
Typy kontaktů
Section titled “Typy kontaktů”Podle role
Section titled “Podle role”- Technický kontakt - zodpovídá za technické záležitosti
- Obchodní kontakt - zodpovídá za objednávky
- Fakturační kontakt - zodpovídá za platby
- Hlavní kontakt - celková koordinace
Označení typu
Section titled “Označení typu”V poli Pozice nebo Poznámky uveďte typ kontaktu pro snadnou identifikaci.
Komunikace s kontaktními osobami
Section titled “Komunikace s kontaktními osobami”Přímé kontaktování
Section titled “Přímé kontaktování”Z detailu kontaktní osoby můžete:
- 📞 Zavolat - kliknutím na telefonní číslo
- 📧 Napsat e-mail - kliknutím na e-mailovou adresu
- 💬 Odeslat SMS - prostřednictvím integrace
Historie komunikace
Section titled “Historie komunikace”Systém zaznamenává:
- Odeslané e-maily
- Telefonní hovory (pokud je integrace)
- SMS zprávy
- Poznámky z jednání
Historie je dostupná v detailu kontaktní osoby.
Import kontaktních osob
Section titled “Import kontaktních osob”Z Excel souboru
Section titled “Z Excel souboru”- V detailu zákazníka přejděte na Kontaktní osoby
- Klikněte na Import
- Stáhněte šablonu Excel
- Vyplňte data:
| Jméno | Příjmení | Telefon | Pozice | Primární | |
|---|---|---|---|---|---|
| Jan | Novák | +420123456789 | novak@abc.cz | Ředitel | Ano |
| Marie | Svobodová | +420987654321 | svobodova@abc.cz | Asistentka | Ne |
- Nahrajte soubor
- Zkontrolujte náhled
- Klikněte na Importovat
Export kontaktních osob
Section titled “Export kontaktních osob”Export pro jednoho zákazníka
Section titled “Export pro jednoho zákazníka”- V detailu zákazníka otevřete Kontaktní osoby
- Klikněte na Export
- Vyberte formát (Excel, CSV, PDF)
Export všech kontaktů
Section titled “Export všech kontaktů”- Přejděte do Zákazníci
- Klikněte na Export → Kontakty
- Vyberte:
- Všichny kontakty
- Pouze primární kontakty
- Kontakty vybraných zákazníků
Hromadné operace
Section titled “Hromadné operace”Hromadné přidání
Section titled “Hromadné přidání”Pokud potřebujete přidat stejnou kontaktní osobu více zákazníkům:
- Použijte import přes Excel
- V šabloně uveďte:
- Název zákazníka (nebo IČO)
- Údaje kontaktní osoby
Hromadná úprava
Section titled “Hromadná úprava”- Exportujte kontakty do Excelu
- Upravte potřebné údaje
- Importujte zpět (systém aktualizuje existující kontakty)
Nejlepší praktiky
Section titled “Nejlepší praktiky”Správa kontaktů
Section titled “Správa kontaktů”✅ Doporučujeme:
- Udržujte kontakty aktuální
- Označte primární kontakt u každého zákazníka
- Vyplňte pozici pro snadnou identifikaci
- Přidejte poznámky o preferencích komunikace
- Zaznamenávejte jazyk komunikace u zahraničních kontaktů
❌ Nedoporučujeme:
- Vytvářet duplicitní kontakty
- Zanechávat prázdné telefonní číslo a e-mail
- Ignorovat změny v kontaktech
- Používat osobní e-maily pro firemní komunikaci
Organizace
Section titled “Organizace”- Technický kontakt - pro řešení technických problémů
- Obchodní kontakt - pro nové zakázky
- Fakturační kontakt - pro faktury a platby
- Nouzový kontakt - pro urgentní případy
Tipy a triky
Section titled “Tipy a triky”Rychlé kontaktování při zakázce
Section titled “Rychlé kontaktování při zakázce”Když technik pracuje na zakázce:
- Otevře detail zakázky
- V sekci Kontakt vidí kontaktní osobu
- Jedním kliknutím může zavolat nebo napsat e-mail
Notifikace
Section titled “Notifikace”Nastavte automatické notifikace pro kontaktní osoby:
- Při vytvoření zakázky
- Před naplánovanou návštěvou (24h předem)
- Po dokončení zakázky
- Při změně stavu zakázky
Skupinové e-maily
Section titled “Skupinové e-maily”Odešlete e-mail všem kontaktům zákazníka:
- V detailu zákazníka → Kontaktní osoby
- Klikněte na Odeslat skupinový e-mail
- Vyberte kontakty
- Napište zprávu
- Odešlete
Ochrana osobních údajů (GDPR)
Section titled “Ochrana osobních údajů (GDPR)”Souhlas se zpracováním
Section titled “Souhlas se zpracováním”U každé kontaktní osoby můžete zaznamenat:
- ✅ Souhlas se zpracováním osobních údajů
- ✅ Souhlas s marketingovou komunikací
- ✅ Datum udělení souhlasu
- ✅ Datum odvolání souhlasu
Export a smazání dat
Section titled “Export a smazání dat”Na požádání můžete:
- Exportovat všechna data kontaktní osoby
- Anonymizovat kontakt (smazat osobní údaje, zachovat historii)
- Zcela smazat kontakt a veškerá související data
Integrace s dalšími systémy
Section titled “Integrace s dalšími systémy”Synchronizace s CRM
Section titled “Synchronizace s CRM”Kontaktní osoby lze synchronizovat s externími CRM systémy prostřednictvím API.
Import z vizitky
Section titled “Import z vizitky”Mobilní aplikace umožňuje:
- Vyfotit vizitku
- Automaticky rozpoznat údaje (OCR)
- Vytvořit kontaktní osobu
Související dokumentace
Section titled “Související dokumentace”Nenašli jste co jste hledali a stále potřebujete pomoc?
Kontaktujte podporu prostřednictvím chatu v aplikaci.
Kontaktujte podporu prostřednictvím chatu v aplikaci.